Lionel Many est contrôleur de gestion du projet « Berkeley ». Précédemment affecté à Bouygues Bâtiment International, Lionel a été le garant financier de différent projets et sections à l’étranger. Aujourd’hui, il fait le point sur les changements qui ont été apportés depuis son arrivée.
Une démarche innovante dans l’accompagnement
Arrivé au sein de Rénovation Privée en février 2019, j’ai très vite ressenti la volonté de ma nouvelle unité opérationnelle de miser sur l’innovation. Cela concernait aussi bien les fonctions opérationnelles que les fonctions supports.
J’ai décidé de mettre à profit mon œil de nouvel arrivant, en propulsant la recherche de simplification et d’amélioration. La démarche a consisté à repérer les éléments manquants, inefficaces ou, tout simplement, pouvant être améliorés. L’objectif étant de rendre les processus internes plus efficaces et assister les équipes travaux dans le contrôle de gestion.
Plusieurs actions très concrètes ont été mises en place. En voici les exemples :
- CALENDRIER DE CLÔTURE
La clôture mensuelle doit se faire dans des délais courts et inflexibles (quatrième jour ouvré du mois). Il est inenvisageable de clôturer en retard et une étape manquée du processus impacte la qualité du bilan mensuel.
Pour une meilleure gestion en temps de clôture, nous avons créé un calendrier spécifique qui reprend :
- la liste de toutes les tâches liées à la clôture ;
- le planning quotidien en période de clôture.
Pour établir le calendrier, nous avons suivi le processus suivant :
- listing exhaustif des tâches à réaliser durant la clôture ;
- identification d’un acteur financier pour chacune des tâches ;
- identification d’un acteur travaux pour la tâche qui le nécessite ;
- évaluation du temps nécessaire à la réalisation de chacune des tâches ;
Puis, nous avons développé un système d’indicateurs :
- Respect des délais
Vert, pour les tâches réalisées à temps.
Orange, pour les tâches qui ne sont pas réalisées dans les délais. Ensuite, nous identifions le problème, le plan d’action pour le résoudre et définissons une nouvelle échéance.
- Avancement et performance
Premier post-it – mis à jour chaque matin pour informer sur l’état d’avancement de la clôture (nombre de tâches réalisées au regard du nombre total de tâches). Cela me permet de faire le point avec Elodie, l’alternante au sein de l’équipe, et de définir ensemble l’organisation de la journée.
Second post-it – mis à jour à la fin du mois pour indiquer le pourcentage de promesses tenues (nombre de pastilles vertes par rapport au nombre de tâches à réaliser). Grâce au suivi régulier de cet indicateur de performance, nous pouvons mettre en place des actions correctives sur le long terme.
L’utilisation d’un tel fichier doit permettre de ne manquer aucune étape de la clôture et d’impliquer davantage les équipes travaux grâce à une meilleure compréhension de nos contraintes.
2. INDICATEURS PART PROPRE
Pendant la phase Gros-Œuvre, il a été proposé de représenter de manière visuelle et synthétique les données liées à la Part Propre (heures, béton). Nous avons créé un document qui permet en un coup d’œil d’obtenir les éléments essentiels pour guider l’équipe travaux du Berkeley. Il s’agit d’indicateurs comme par exemple : le béton consommé et les heures dépensées mensuellement, l’évolution du prix du béton et du taux horaire, l’avancement des dépenses indirectes.
- SUIVI DES DEPENSES INTERNES (tel que BYCN matériel, Structis, Véhicule, Carte GR)
Afin d’avoir une meilleure visibilité des dépenses internes, nous avons pris l’initiative de créer un document permettant de produire de manière automatisée un suivi mensualisé. Il s’agit d’un support-tableur qui répertorie tous les éléments facturés et permet aux équipes travaux de voir rapidement les éventuelles incohérences.
Voici un visuel du rendu :
3. PROCESSUS MIS EN PLACE A LA SUITE DE LA CYBERATTAQUE
Durant la cyberattaque, un très grand nombre de procédures de substitution nous sont parvenues avec de nouveaux circuits de validation. Nous avons schématisé ces différents processus et les avons diffusés à chaque chantier. L’objectif étant de mettre en place un document indiquant clairement les nouveaux supports à utiliser pour nos commandes, situations S/T etc. et les flux de validation en vigueur.
4. ROLLING FORECAST SOUS-TRAITANCE
La prévision d’activité (rolling forecast) a semblé être un sujet important. J’ai souhaité fournir aux équipes travaux les outils nécessaires pour rendre des prévisions fiables et précises.
Un document a été créé, qui permet d’effectuer ces prévisions de deux façons :
- soit en utilisant des ratios hommes/mois,
- soit en adoptant la méthode des quantités physiques réalisées.
Ce nouvel outil sert également à comparer les prévisions d’un mois à l’autre et permet également au contrôleur financier l’intégration des données rapidement sur SAP.
5. SUIVI DES DECHETS
L’objectif de l’entreprise concernant la gestion des déchets est très clair : nous appliquons la politique « zéro déchet » et « 100% des déchets triés ». Nous avons décidé de mettre en place un document permettant de visualiser mensuellement la quantité et la typologie des déchets générés par chantier actualisé mensuellement. Objectif : connaître les volumes et le coût moyen d’une benne, en fonction du tri effectué sur chaque chantier.
Ces innovations simples facilitent tout d’abord le travail des contrôleurs de gestion de Rénovation Privée et apportent de la valeur ajoutée aux tâches quotidiennes. Le bénéfice des changements réalisés est transversal ; plusieurs autres acteurs (Direction générale, Conduite de travaux, Maîtrise) disposent d’outils de suivi clairs et d’informations rapides et concrètes sur les principaux enjeux communs, une partie de ces outils restant encore à déployer au sein de Rénovation Privée.
